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【東網(wǎng)集萃·干貨】如何成為一個(gè)特能溝通的項(xiàng)目管理“老司機(jī)”?

發(fā)布時(shí)間: 2016-11-09 10:41:02  
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所謂溝通,是人與人之間的思想和信息的交換,是將信息由一個(gè)人傳遞給另一個(gè)人,逐漸廣泛傳播的過(guò)程。著名組織管理學(xué)家巴納德認(rèn)為“溝通是把一個(gè)組織中的成員聯(lián)系在一起,以實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的手段”。 

 

 

在項(xiàng)目管理中,專門將溝通管理作為一個(gè)知識(shí)領(lǐng)域,PMBOOK中也建議項(xiàng)目經(jīng)理要花75%以上時(shí)間在溝通上,可見(jiàn)溝通在項(xiàng)目中的重要性。多數(shù)人理解的溝通,就是善于表達(dá),能說(shuō)、會(huì)說(shuō)。然而項(xiàng)目管理中的溝通,并不等同于人際交往的溝通技巧,更多的是對(duì)溝通的管理。

 

項(xiàng)目溝通管理具體內(nèi)容
 

 

1、確定溝通目標(biāo):項(xiàng)目中溝通對(duì)象主要為項(xiàng)目干系人,不同干系人需要的信息可能不同,所以在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí),就要識(shí)別所有的項(xiàng)目干系人。以及不同人的不同信息需求,不同人所得到信息拿出來(lái)共享交流。

 

2、制定溝通計(jì)劃:溝通對(duì)象,需要的信息,信息發(fā)布頻率等都要確定好。

 

3、執(zhí)行溝通計(jì)劃:看上去很簡(jiǎn)單,每個(gè)項(xiàng)目都可以依模式套用,但實(shí)際上很多項(xiàng)目在執(zhí)行中都會(huì)出現(xiàn)溝通問(wèn)題。

 

4、執(zhí)行過(guò)程溝通:可采用多途徑多方式的溝通,例如:正式(報(bào)告、備忘錄、項(xiàng)目例會(huì)、簡(jiǎn)報(bào));非正式(電子郵件、電話、即興討論)等。整個(gè)項(xiàng)目生命周期要審查:誰(shuí)、什么時(shí)候、通過(guò)什么形式、需要什么信息、如何存儲(chǔ)和檢索信息。

 

5、問(wèn)題溝通:在問(wèn)題出現(xiàn)時(shí),將問(wèn)題表達(dá)得準(zhǔn)確、清晰、簡(jiǎn)潔是進(jìn)行有效溝通的前提,解決問(wèn)題的各方進(jìn)行必要的溝通,以對(duì)解決問(wèn)題達(dá)成共識(shí)??尚纬蓡?wèn)題日志用于記錄和監(jiān)督問(wèn)題的解決進(jìn)度。問(wèn)題描述、責(zé)任人、解決時(shí)間等用來(lái)促進(jìn)溝通。

 

6、里程碑溝通:本階段里程碑匯報(bào)、可交付成果狀態(tài)、進(jìn)度情況和已發(fā)生的成本。未完成的需要進(jìn)行調(diào)整,采取行動(dòng)和開展干預(yù),生成變更請(qǐng)求,還可梳理下階段工作重點(diǎn)等。

 

7、項(xiàng)目總結(jié)溝通:項(xiàng)目整個(gè)生命周期的總結(jié),過(guò)程資產(chǎn)的提交,經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的分享。

 

 

項(xiàng)目管理有效的溝通和作用
 

 

管理學(xué)中的“溝通漏斗”理論,相信大家并不陌生,這個(gè)理論說(shuō)的是:假設(shè)你想表達(dá)的內(nèi)容是100%,但與團(tuán)隊(duì)成員溝通的時(shí)候卻只能講出80%,因?yàn)閳?chǎng)所干擾、分神等原因,對(duì)方聽到的最多只是60%,能聽懂的部分只有40%,真到執(zhí)行時(shí)就只剩下20%了。三個(gè)月后,信息衰減得有可能只有5%!

 

 

 

“溝通漏斗”呈現(xiàn)的是一種由上至下逐漸減少的趨勢(shì),在工作中團(tuán)隊(duì)溝通效率下降的一種現(xiàn)象。在一個(gè)團(tuán)隊(duì)中,當(dāng)我們的指令就像手中所握的沙子般漏出的時(shí)候,最后的執(zhí)行能好嗎?答案顯而易見(jiàn)。為了克服“溝通漏斗”,降低信息在傳遞過(guò)程中的損耗,提高執(zhí)行效率,可參考以下五點(diǎn)建議。

 

1、要點(diǎn)總結(jié),表達(dá)到位

 

每一個(gè)任務(wù)、目標(biāo)、計(jì)劃與指令都是有其要點(diǎn)的,我們要在與團(tuán)隊(duì)成員溝通前,清楚這些要點(diǎn),并在溝通中把要點(diǎn)講清楚。比如這項(xiàng)任務(wù)我們要達(dá)到什么樣的效果,具體要做哪些方面,可能會(huì)出現(xiàn)什么問(wèn)題等等,這些要點(diǎn)都需要提前成形,溝通清楚。

 

2、工作記錄,聆聽到位

 

在實(shí)際工作中,往往是領(lǐng)導(dǎo)滔滔不絕地講了一大通,下屬能聽懂的內(nèi)容已經(jīng)漏掉了一部分。當(dāng)然這其中有多方面原因,比如外界的一些干擾,下屬因?yàn)橘Y歷、理解能力、知識(shí)面及技能的局限性,不能完全聽懂。這時(shí),管理者應(yīng)該直擊問(wèn)題的核心,將大而全的工作安排變?yōu)榫鴾?zhǔn),同時(shí),下屬也可以通過(guò)記錄筆記化繁為簡(jiǎn),記住更多的內(nèi)容。

 

3、提問(wèn)討論,理解到位

 

聽到60%,但是理解只有40%?聽不懂漏掉的20%怎么辦?我們可以通過(guò)提問(wèn)、討論的方式解決。可以現(xiàn)場(chǎng)討論,也可以通過(guò)wedo溝通工具、微信群組、即時(shí)通訊工具群聊討論,減少溝通層級(jí),發(fā)出各種聲音。通過(guò)討論,明確要點(diǎn)、闡明要求,團(tuán)隊(duì)成員才能正確的執(zhí)行。

 

4、監(jiān)督跟蹤,執(zhí)行到位

 

所有的溝通最終都要落實(shí)到行動(dòng)上,工作效率的高低是衡量溝通效果的唯一標(biāo)準(zhǔn)。這就需要我們?cè)诠ぷ髦校訌?qiáng)對(duì)管理事項(xiàng)的日常督查并使之形成制度化、常態(tài)化,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查原因、定措施,使整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作循著既定的目標(biāo)前進(jìn)。

 

5、反復(fù)溝通,認(rèn)識(shí)到位

 

有些管理者認(rèn)為某事已經(jīng)講過(guò)了,就沒(méi)有更多溝通的必要了,殊不知多種形式的反復(fù)溝通,更利于統(tǒng)一認(rèn)識(shí),將指令及計(jì)劃的相關(guān)重點(diǎn)深入到團(tuán)隊(duì)成員的內(nèi)心。

 

項(xiàng)目溝通管理易犯錯(cuò)誤
 

 

1、“我以為”的錯(cuò)誤:以為溝通過(guò),別人就清楚了;以為沒(méi)有反饋,就是沒(méi)有意見(jiàn)了。特別是跨部門的溝通,無(wú)論是口頭還是書面,更是要注意雙方是否理解一致。有時(shí)候太過(guò)主觀,認(rèn)為有些東西不說(shuō),對(duì)方也是知道自己的想法與立場(chǎng),每個(gè)人想法不同,不可能完全猜到對(duì)方的心思,只有及時(shí)溝通,才能取得好的成效。

 

 

 2、不敢越級(jí)溝通,不敢與高層直接溝通:不少公司的項(xiàng)目經(jīng)理在職能上,一般比部門經(jīng)理要低,所以經(jīng)常出現(xiàn)項(xiàng)目經(jīng)理不敢直接找高層或其它部門經(jīng)理溝通。特別是對(duì)跨部門的較為復(fù)雜的項(xiàng)目中,項(xiàng)目經(jīng)理要敢于“管理”公司高層, 就項(xiàng)目問(wèn)題與高層進(jìn)行直接溝通??赡苡胁糠猪?xiàng)目經(jīng)理是擔(dān)心不知如何與高層溝通,因?yàn)楦邔拥乃季S是較發(fā)散和概要的,如果是談解決方案等細(xì)節(jié)問(wèn)題,估計(jì)很難交流,這里也要求項(xiàng)目經(jīng)理要對(duì)問(wèn)題有很好的抽象歸類能力。

 

  3、沒(méi)有提前計(jì)劃溝通好,造成等人局面:經(jīng)常出現(xiàn)這樣的時(shí)候,要確定某個(gè)事項(xiàng),需要幾個(gè)負(fù)責(zé)人參加,但因?yàn)闆](méi)有提前計(jì)劃,到時(shí)約不到人,結(jié)果推遲等待,無(wú)謂的增長(zhǎng)滯后時(shí)間。實(shí)際上,對(duì)于難度較大的,至少要提前兩周計(jì)劃好,預(yù)約好相關(guān)人員。

 

項(xiàng)目溝通管理克服辦法
 

 

 1、合理地選擇溝通方式和環(huán)境

 

可根據(jù)溝通的內(nèi)容判斷場(chǎng)所的大小、是否需要各種必要的設(shè)備(投影儀、麥克風(fēng)、視訊軟件等)、確保溝通場(chǎng)所無(wú)噪音及干擾物。

 

 2、正確地安排溝通次序和時(shí)間

 

例如:項(xiàng)目需調(diào)研多部門客戶需求時(shí),應(yīng)考慮溝通的順序,時(shí)間的安排,合理的處理將消除項(xiàng)目管理中的人為障礙。

 

 

 3、適時(shí)地營(yíng)造溝通的氛圍

 

在項(xiàng)目溝通的開始,就要營(yíng)造一種保障溝通順利進(jìn)行的友好氛圍。調(diào)整角色,實(shí)現(xiàn)零距離溝通,營(yíng)造信任的氣氛,換位思考,互動(dòng)交流。

 

 4、不能進(jìn)行超范圍的溝通活動(dòng)

 

明確本次溝通的原因、目的、遇到的問(wèn)題、需要的幫助等。不跑題、不延伸。

 

 5、充分運(yùn)用信息反饋

 

充分運(yùn)用信息反饋是指在溝通過(guò)程中, 信息的接受者向信息發(fā)起者做出回應(yīng)的行為。雙方可以以提問(wèn)、回答的語(yǔ)言形式,也可以用表情、動(dòng)作等非語(yǔ)言形式。多次的聆聽與交流,有利于減少障礙和誤解的產(chǎn)生,能夠及時(shí)地反饋?lái)?xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中的問(wèn)題與風(fēng)險(xiǎn)。

 

項(xiàng)目溝通管理的必要及時(shí)原則
 

 

溝通管理也是要付出代價(jià)的, 如果因過(guò)度的溝通工作或繁雜的文檔規(guī)定使項(xiàng)目管理工作效率低下,那將是得不償失的。因此,溝通工作的時(shí)機(jī)與頻率的把握至關(guān)重要,一切要以必要原則為準(zhǔn)繩,在項(xiàng)目關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作結(jié)束、出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)、統(tǒng)一目標(biāo)時(shí)等必要問(wèn)題的時(shí)間開展。信息的產(chǎn)生、傳遞與接收就是為使項(xiàng)目得到順利進(jìn)行,溝通的及時(shí)可以使項(xiàng)目中出現(xiàn)的問(wèn)題盡快得到解決,項(xiàng)目得以持續(xù)進(jìn)行,這也是關(guān)系項(xiàng)目目標(biāo)能夠?qū)崿F(xiàn)的重要保障。通過(guò)大量的信息溝通,找出項(xiàng)目管理的問(wèn)題及解決問(wèn)題,制訂政策并控制評(píng)價(jià)結(jié)果,以確保項(xiàng)目的順利交付。

 

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